تنظيم المؤتمرات والمعارض
العديد من الشركات والمؤسسات تحتاج إلى استهداف ومخاطبة جمهورها من خلال معارض ومؤتمرات لانها تعتبر من أكثر الوسائل الفعالة لتوصيل الرسالة التسويقية والمعلومات التى تحتاجها الشركة للوصول لعملائها، كذلك الأمر بالنسبة للدعاية التسويقية لمنتجاتها وخدماتها، او لتكوين علاقات مميزة ومباشرة مع الجمهور والفئات المستهدفه..
لكن على صعيد آخر فإن المعارض والمؤتمرات تحتاج خطة تنظيمية جيدة ومحكمة ومرتبة، لكي تحقق وتصل للهدف المطلوب، وهنا افضل الاهداف هى الاهداف التى تحقق رغبات واهتمامات العملاء بالتحديد وليس اهداف الشركة كالربح مثلا.
وهذا يتم من خلال التدريب على المؤتمر واقامة ورش عمل على ارض الواقع لتدريب فريق العمل عليها .
استراتيجية وخطوات تنظيم المعارض او المؤتمرات
لكي تقوم بتنفيذ وتنظيم معرض او مؤتمر لابد من معرفة أهم الخطوات التى تضمن لك نجاح معرضك ومؤتمرك وتحقق لك اهدافك المطلوبه ومنها:-
1- لابد أن تعرف كل بيانات ومعلومات المعرض او المؤتمر، وتقوم بدراسة الموضوعات التي سيتم التناقش فيها جيداً وتعرف اهدافها.
2- اختيار الموقع المناسب للمؤتمر او المعرض.
3- اختيار المكان المناسب للجمهور والمساحة والخدمات والنظافة .
4- معرفة الجمهور المستهدف جيد جدا.
5- معرفة اهداف المطلوبه من انشاء المعرض او المؤتمر .
6- تنفيذ خطة تنظيم جيدة جدا ومدروسه للمعرض او المؤتمر .
7- البرنامج الزمني للمعرض او المؤتمر لابد من أن تلتزم به جيدا .
8- الوصول والتواصل للجهات المشهورة والاعلامية والصحف التى ستغطي الحدث .
9- الاهتمام باقامة انشطة جذابة للجمهور من ” ترفيهية – احتفالية – استعراضية ” للجمهور .
10- الاهتمام بتوزيع خصومات او هدايا او مطبوعات بإسم المعرض على الجمهور .
11- مراعاه الميزانية المرتبط بها المعرض او المؤتمر وعدم زيادتها .
12- يفضل عمل استطلاع رأي قبل المعرض عن اهتمامات الجمهور , وايضا استطلاع بعد المؤتمر لتوضيح الايجابيات والسلبيات التى حدثت.
أهم النصائح من أجل تنظيم معرض أو مؤتمر ناجح:
- التخطيط المبكر للمؤتمر او المعرض بمدة لا تقل عن سته أشهر أو أكثر .
- عرض الخطة كاملة على اصحاب المؤتمر او المعرض لاعتمادها .
- تحديد المنسق المسئول عن تنظيم المؤتمر والمسئول ايضا عن كافة القرارات الخاصة بالمؤتمر .
- تشكيل لجنه من أجل تجهيز فريق العمل وتنظيمه وتقسيمه الى مجموعات، وكل مجموعة لها رئيسها المباشر .
- تحديد الاهداف المطلوبة بواقعية، وتوضيحها لفريق التنظيم بأكلمه .
- تحديد تاريخ انعقاد المؤتمر او المعرض ومكانه.
- وضع اسم خاص ومميز للمؤتمر او المعرض بحيث يكون اسم ثابت فى كل مناسبه .
- التواصل مع اماكن الحجز، والمطاعم المنفذة للوجبات اذا وجدت، والاتفاق معهم على المطلوب والاعداد والاسعار ومستوي الخدمة المطلوبة .
- عمل استطلاع راي للجمهور المستهدف للإلمام بإهتماماته ومشاكله بحيث يتم وضع حلول لها فى المعرض او المؤتمر .
- الاهتمام بجذب الرعاه والمموليين للمعرض او المؤتمر .
- وضع خطة تسويقية جيده لجذب الجمهور وتحقيق الاهداف المطلوبه .
- الالمام بمعرفة القوانين واللوائح الخاصة باقامة المعرض لكي تنفذ التصريحات المطلوبة للتنفيذ .
- عمل تصميم 3D ماكس للمعرض او المؤتمر وتوضيح كل التفاصيل فيه بحيث يتم تنفيذها بعد ذلك بسهوله .
- تنفيذ ديكور رائع ومناسب مع الجمهور المستهدف .
- التواصل مع الشباب التطوعي للاستفادة منهم فى التنظيم .
- يتم ارسال الدعوات للاعلاميين ورجال الاعمال والمشاهير قبل الموعد باسبوعين بحيث يقوموا بترتيب أوقات عملهم وحضور المعرض .
- نشر تفاصيل المعرض او المؤتمر على مواقع السوشيال ميديا , ونشر معاده وعنوانه والمميزات التي تتم فيه .
- الاهتمام بالمادة الاعلانية المعروضة فى المؤتمر او المعرض والتى تساعد الاشخاص فى الوصول الى الرسالة التسويقية المستهدفة من المعرض او المؤتمر
تجهيز المؤتمرات
اهم شيء يجب أن تنتبه له عند تنظيم مؤتمر هو اتباع البروتوكول الخاص به، والاتيكيت الذي يتم فيها وفي تنظيمها وادارتها، من خلال دراستها جيدا ودراسة كافة الاحداث التي تتم بها . والتخطيط لكافة الفقرات والعروض التي تتم به، ودراسة وتخطيط وسائل الامان فى المعرض او المؤتمر حتي لا يحدث اى مشاكل به . واستخدام افضل المعدات والادوات الحديثة والتكنولوجيه للحصول على التصوير والصوت الجيد , وتنظيم الكراسي والترابيزات والمنصة الرئيسية التى تليق بالزوار المهمين .
اهم الفاعليات التى تحتاجها لتجهيز المعارض و المؤتمرات
كلنا على دراية الآن بمستوي المعارض والمؤتمرات المحلية والعالمية وما بها من تنظيم وتكنولوجيا وتنسيق جيد ومعدات حديثة تنال اعجاب الجميع من الزوار والمشاهدين، ولكي يتم تنفيذ كل هذا لابد أن يتواجد شخصيات تسمي بصناع الفاعليات ومنسقين للمؤتمر فى مجالات مختلفة مثل:-
منصة العرض الرئيسية
كلما كان تنسيق منصة العرض مصممه بتصميم مبتكر، والعرض الذي يعرض فى الخلف مناسب وجيد، ويتم مشاهدتها جيدا من جميع الاتجاهات والجوانب للزوار فهذا يعطي الحدث قيمه اضافية جيده.
توثيق الاحداث
لابد من توثيق هذه الفاعلية توثيق جيد من كل النواحي والجوانب المعروضة والموجوده به من ” منصه رئيسية – متحدثين – صحفيين – مشاهير – زوار – رجال اعمال – تسليم هدايا – عرض مواهب شخصية – شرح معلومات من منسقي واصحاب المؤتمر – اراء الزوار – ..” وغيرها الكثير من الاحداث التى يتم توثيقها، وعرض هذه الاحداث على الشاشات الرئيسية فى المعرض او المؤتمر .
جودة المادة الاعلانية
يجب الاهتمام بالمواد الاعلانية التى يتم عرضها سواء خارج مقر المؤتمر او المعرض، وايضا المادة الاعلانية التى بداخل الحدث , والتى تساعد الزوار على الوصول لأهداف المؤتمر والمعرض، وسهوله فهم الرسالة التسويقية المراد توصيلها لهم , وهذا من خلال التصميمات الجذابة والمبتكرة، والطباعة الجيدة، والتعليق بأماكن حيوية جيده وسهله للرؤية، وحجم خطوط مناسب للقراءة عن بعد، ويجب الاهتمام بالمادة الاعلانية جيدا لانها تعتبر العنوان الاساسي لفكرة المؤتمر.
إختيار المكان
والمقصود هنا بالمكان هو القاعه أو النادي أو المكان الذي يتجمع فيه الزوار وليس الموقع العام، لان معرفة وتحديد المكان يتم تحديد الاعداد المراد استهدافها، والهدف الاساسي من المؤتمر او المعرض، وخطة العرض والتنظيم، واماكن تثبيت المواد الاعلانية .
ما سبب إختيارك لشركة تنظيم للمعرض أو المؤتمر؟
- توفير الوقت والمجهود والخبرة من خلالها فى تنفيذ العديد من المؤتمرات والمعارض السابقة
- الحصول على لمسات فنية وابداعية وافكار خارج الصندوق التى تساعد على ابهار واعجاب كل الزوار
- تسويق الحدث بالشكل المناسب والجيد الذي يليق بمستوي شركة التنظيم لان اهمية نجاح المؤتمر او المعرض بالنسبة لهم لايقل عن اهميته بالنسبة لك اطلاقا.
- توافر ادوات ومعدات تجهيز المعرض لديهم وهذا يقلل عليك اعباء وتكاليف الشراء لمناسبة واحده لك فقط .
- اهتمامك يكون فقط فى مباشرة ومتابعه الاعمال والتنفيذ وقيامك بالتوجيه والتعديل مع الشركة المنفذه .
- شركة التنظيم لديهم فريق عمل منظم ولديه خبره جيده فى التعامل مع هذه الاحداث وكفاءة وقدرة عالية على التطوير والابتكار فى الحدث
- هيكون متوفر مع الشركة الكثير من الخطط والاستراتيجيات الخاصة بالتنظيم والكثير من الافكار التى تفيد معرضك او مؤتمرك بأكبر شكل .
- الخبرة فى تنظيم وترتيب شكل القاعة الرئيسية ومكوناتها , والخبرة فى توزيع الشاشات وتوزيع اجهزة الصوت .
- الخبرة فى تنفيذ المواد الإعلانية وتركيبها فى افضل الاماكن وبأفضل شكل وتصميم مبتكر .
- القدرة على التسويق الجيد لحدث من خلال مواقع التواصل الاجتماعي وجذب العديد من الزوار للحدث .
ملحوظة هامة لتنظيم المؤتمرات والمعارض:
تنظيم المؤتمرات يختلف بشكل جذري عن تنظيم المعارض، لان المؤتمرات تحتاج تخطيط وتركيز اكبر من المعرض، ويوجد بالمؤتمر العديد من الجوانب الفنية المتخصصة التى يجب الاهتمام والتركيز عليها , كما ان أهداف المؤتمرات تختلف عن اهداف المعارض
خدمات شركة بيست بوست فى تنظيم وادارة المعارض والمؤتمرات:
- التخطيط والتنظيم للمؤتمر أو المعرض .
- تنفيذ تصميم واقعي 3D ماكس به كافة التفاصيل والتخطيط للحدث .
- تنفيذ وانشاء كافة اعمال الانشاءات والديكور الخاصة بالحدث .
- تصميم الهوية البصرية والمواد الاعلانية الخاصة بالحدث .
- طباعة المواد الدعائية وتثبيتها فى الاماكن المستهدفة .
- العثور على الرعاة والمشاركين بالحدث وادارتهم وتنظيم برامجهم .
- تنفيذ خطة تسويقية للحدث بكافة طرق التسويق .
- تقديم خدمات الدعم والتسجيل والاشتراك بالحدث .
- التنسيق مع المطاعم والموردين بافضل جودة وسعر ممكن .
- توفير تغطية اعلامية وتوثيقها .
- توثيق كل الاحداث التى تتم في المؤتمر او المعرض وحفظها بأفضل جودة .
- تنفيذ اعمال التكنولوجيا من شاشات وصوتيات واضاءة بأعلى مستوي من الكفاءة .
- تجهيز البرنامج الخاص بالحدث على المنصة الرئيسية وادارة المنصة الرئيسية .
- وجود فريق عمل كامل ومدرب باعلى مستوي لهذه المناسبات .
- ترتيب قاعة المؤتمر او الحدث وتوفير كل مستلزماتها من كراسي وترابيزات وتهوية وخدمات اخري .
- توفير بودي جارد لتأمين الماكن باعلى كفاءة وزي موحد للتأمين وبأفضل الوسائل الامنية .
- تنظيم حركة المرور للسيارات فى مكان الحدث .
